プラットフォーム概要

1. はじめに

本プライバシーポリシーは、Cube System Vietnam Co., Ltd.が所有し直接責任を負う、hrgs-csv.com および関連するすべてのサブドメイン上のHRGsシステム、ウェブサイトおよびプラットフォームに共通して適用されます。HRGsは、法人顧客向けの人事管理Software as a Serviceとして提供されます。

本書は、ウェブサイトへのアクセスまたはHRGsの利用時に、当社がデータをどのように収集・利用・保存・保護するかを説明します。サービスの継続利用は本ポリシーが提供されたことの確認を意味します。同意を必要とする処理については、処理開始前に、当社または法人顧客が明確な積極的行為による同意を別途取得します。

2. サービスモデルおよびデータ処理上の役割

HRGsはマルチテナント型のクラウド構成で運用されています。そのため、利用者は次の2つの独立したデータ処理上の役割を区別する必要があります。

3. 収集する情報

HRGsを円滑に運用するため、当社はそれぞれの利用状況に応じて必要最小限のデータのみを収集します。

4. 情報の利用目的

当社は、HRGsを通じて収集した情報を、次の明確かつ透明な目的のために処理します。

• 管理システムを安定的に維持・運用し、勤怠および給与管理機能を改善するため。
• ログイン時の本人確認を行い、なりすまし等の不正行為を防止するため。
• オンライン技術サポートおよび定期的なカスタマーケアの依頼を受け付け、迅速に回答するため。
• インフラ全体の安全を確保し、危険なサイバー攻撃を防止するため。

5. 法的根拠および法令遵守

HRGsは、データ主体の明確な同意、契約の履行、法的義務その他法令上認められる根拠がある場合に限り個人データを処理します。同意を求める前に、対象データ、目的、処理者、データ主体の権利・義務、処理期間および撤回方法を通知します。沈黙または不回答を同意とはみなしません。

6. 共有、再委託先および国外移転

当社は個人情報を販売し、または違法に共有しません。データは、次の厳格に限定された場合にのみ共有されます。

• テナントを所有する法人顧客および同社が権限を付与した利用者との共有。
• 秘密保持・データ保護条項を締結したクラウド基盤、ホスティング、バックアップ、メール配信または技術サポート事業者への、サービス提供に必要な範囲での共有。
• ベトナムの権限ある機関による有効な書面要請に基づく開示。

現在の再委託先、利用サービス、データの保存またはアクセスが行われる国は、顧客の注文書またはデータ処理契約に記載し、または info@vn-cubesystem.com への請求に応じて提供します。重要な再委託先を追加する場合は事前に通知します。

個人データをベトナム国外へ移転し、または国外からアクセス可能とする場合、法令上必要な影響評価、届出および通知を行い、受領者にデータ保護条項を課し、目的に応じてアクセスを制限し、適切な技術的措置を講じます。国外移転は、法律第91/2025/QH15号、政令第356/2025/ND-CP号および顧客契約に従う場合に限り実施します。

7. データの保存およびセキュリティ

当社は、通知した目的、契約および法的義務に必要な期間に限り個人データを保存します。契約または法令に別段の定めがない限り、標準保存期間は次のとおりです。

• お問い合わせ・相談情報：最終対応から24か月。
• アカウント、アクセスログおよびセキュリティログ：サービス期間中および終了後最長12か月。ただし、インシデント調査または法的義務のため長期保存が必要な場合を除きます。
• テナント内の人事、給与および生体データ：法人顧客の指示に従います。終了後30日間のエクスポート期間を設け、その後60日以内に本番環境から削除し、バックアップは最長90日以内に保存サイクルから削除します。
• 法令または継続中の紛争により必要な記録：該当する義務的期間の終了後に削除または匿名化します。

当社は、リスクに応じた多層的なセキュリティ対策を実施します。

8. お客様の権利

データ主体は、自身の個人情報を管理する権利を有します。当社は、以下の権利を尊重し保護します。

当社は本人確認を行い、請求を記録し、法定期間内に回答します。保存義務、第三者の権利または法的制限により全部または一部を実施できない場合、その根拠を説明します。同意の撤回は同意の付与と同程度に容易な方法で行えるようにし、確認後は、別の適法な根拠がある場合を除き、同意に基づく処理を停止します。

※ テナント内の人事データについては、法人顧客がデータ管理者です。まず所属組織の人事部門または管理者へご連絡ください。Cube System Vietnamは、法人顧客の適法な指示に従い対応を支援します。

9. データ侵害への対応および通知

個人データに影響する可能性のあるインシデントを検知した場合、当社は隔離・評価、証拠保全、被害軽減を行い、法人顧客と連携します。法令上報告が必要な場合、Cube System Vietnamは検知から72時間以内に個人データ保護専門機関へ通知します。当社がデータ処理者である場合は、データ管理者へ速やかに通知します。

位置情報または生体データに影響するインシデントについては、法定期間内に影響を受けるデータ主体へ通知します。法令により通知が制限される場合を除き、通知には対象データ、想定リスク、実施済み対策、本人が講じ得る保護措置および連絡先を記載します。

10. Cookieおよびトラッキング技術

HRGsは、システムを安定的に維持するために必要な最小限の技術的Cookieのみを使用し、広告Cookieは使用しません。

広告Cookieは使用しません。必須でない分析Cookieまたは機能Cookieを追加する場合、本一覧を更新し、法令上必要な場合は有効化前に同意を取得します。

11. 未成年者のデータ

ウェブサイトおよびHRGs管理者アカウントは、18歳以上の法人利用者を対象としています。当社はウェブサイトを通じて子どものデータを意図的に直接収集しません。法人顧客が未成年労働者の記録をテナントへ入力する場合、当該法人は適法な処理根拠を確認し、通知を行い、必要に応じて法定代理人の同意を取得し、ベトナム法に従いアクセスを制限する責任を負います。

12. 変更、定期見直しおよび言語

本ポリシーは少なくとも年1回、または法令、処理目的、再委託先もしくは保護措置に重要な変更がある都度見直します。各版には版番号と更新日を付し、新版を本ページに掲載します。

13. 個人データ保護窓口

Cube System Vietnamは、データ主体からの請求受付、影響評価の調整、インシデント管理および個人データ保護に関する法令遵守支援を担当する個人データ保護担当者／窓口を指定します。ご質問、権利行使の請求またはインシデント報告は、以下へご連絡ください。