Điều khoản Sử dụng (Terms of Service)

1. Giới thiệu và chấp thuận

Chào mừng bạn đến với hệ thống quản lý nhân sự HRGs. Bằng việc truy cập website chính thức tại hrgs-csv.com, đăng ký tài khoản, hoặc trực tiếp vận hành các tính năng của nền tảng phần mềm dịch vụ (SaaS) của chúng tôi, bạn xác nhận rằng mình đã đọc, hiểu rõ và đồng ý hoàn toàn bị ràng buộc bởi các Điều khoản Sử dụng này.

Nếu bạn đại diện cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp khách hàng doanh nghiệp, bạn cam kết mình có toàn quyền đại diện hợp pháp để cam kết tổ chức đó tuân thủ các quy chuẩn thỏa thuận thương mại với Cube System Vietnam Co., Ltd. Trường hợp bạn không đồng ý với bất kỳ điều khoản nào, vui lòng ngừng sử dụng dịch vụ ngay lập tức.

2. Mô tả dịch vụ

Nền tảng HRGs là giải pháp quản lý tài nguyên nhân sự toàn diện dưới dạng mô hình Phần mềm như một Dịch vụ (SaaS), được phát triển và vận hành trực tiếp bởi Cube System Vietnam.

3. Đối tượng sử dụng và tài khoản

Dịch vụ quản trị nhân sự HRGs chỉ được cung cấp cho người dùng từ đủ 18 tuổi đã được doanh nghiệp sở hữu phân vùng (tenant) chỉ định và ủy quyền. Trường hợp tenant lưu trữ hồ sơ của người lao động chưa đủ 18 tuổi, doanh nghiệp khách hàng phải bảo đảm có căn cứ xử lý hợp pháp, thực hiện nghĩa vụ thông báo hoặc lấy ý kiến của người đại diện theo pháp luật khi pháp luật yêu cầu, và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp.

Người dùng có trách nhiệm tuyệt đối trong việc duy trì bí mật các thông tin xác thực đăng nhập của mình, bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu. Mọi hoạt động phát sinh từ việc sử dụng tài khoản sẽ được tính là trách nhiệm trực tiếp của cá nhân sở hữu và doanh nghiệp quản trị tài khoản đó. Vui lòng thông báo ngay cho chúng tôi nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu truy cập trái phép nào.

4. Quy tắc sử dụng chấp nhận được

Bằng việc vận hành nền tảng HRGs, bạn cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc an toàn thông tin và không thực hiện bất kỳ hành vi bị cấm nào dưới đây:

• Sử dụng hệ thống cho bất kỳ mục đích bất hợp pháp nào hoặc cố tình vi phạm luật lao động, luật an ninh mạng của Việt Nam.
• Cố ý tìm cách truy cập, can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu cô lập của các phân vùng khách hàng khác (tenant bypass).
• Phát tán mã độc, virus, hoặc các chương trình gây hại phá hoại sự ổn định hạ tầng máy chủ của Cube System Vietnam.
• Tải lên hệ thống các tài liệu, hình ảnh, văn bản có nội dung bôi nhọ, phỉ báng, hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục.
• Sử dụng các công cụ tự động (bots, crawlers) để khai thác hay trích xuất dữ liệu của HRGs một cách bất thường.

5. Quyền sở hữu trí tuệ

Tất cả các sản phẩm sở hữu trí tuệ tích hợp trên hệ thống HRGs, bao gồm nhưng không giới hạn ở: mã nguồn phần mềm, thiết kế giao diện đồ họa, thuật toán chấm công tự động, cấu trúc cơ sở dữ liệu, logo và nhãn hiệu dịch vụ, đều thuộc quyền sở hữu độc quyền của Cube System Vietnam và các bên cấp phép liên quan.

Ngược lại, mọi dữ liệu đầu vào do chính khách hàng chủ động nhập liệu (bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên, bảng lương doanh nghiệp, file tài liệu đính kèm) đều thuộc quyền sở hữu hợp pháp của chính khách hàng doanh nghiệp đại diện sở hữu tenant đó.

6. Dữ liệu cá nhân

Việc xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân trên nền tảng HRGs được điều chỉnh bởi Chính sách Bảo mật (Privacy Policy), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật Việt Nam có liên quan. Vai trò của Cube System Vietnam, mục đích xử lý, thời hạn lưu trữ, quyền của chủ thể dữ liệu và quy trình xử lý sự cố được mô tả chi tiết trong Chính sách Bảo mật và thỏa thuận xử lý dữ liệu áp dụng cho từng khách hàng.

7. Tính khả dụng và bảo trì

Chúng tôi nỗ lực tối đa để duy trì sự hoạt động liên tục và ổn định của nền tảng HRGs suốt 24/7. Tuy nhiên, dịch vụ có thể tạm thời bị gián đoạn vì lý do bảo trì hệ thống định kỳ nâng cấp tính năng, hoặc khắc phục sự cố khẩn cấp.

8. Giới hạn trách nhiệm

Trong mọi trường hợp được pháp luật Việt Nam cho phép, Cube System Vietnam sẽ không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ thiệt hại gián tiếp, thiệt hại ngẫu nhiên, mất mát doanh thu, lợi nhuận, hoặc gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng phát sinh trực tiếp từ việc sử dụng hay không thể sử dụng nền tảng quản trị HRGs.

Đối với thiệt hại trực tiếp đã được chứng minh, tổng trách nhiệm cộng dồn của Cube System Vietnam phát sinh từ hoặc liên quan đến dịch vụ không vượt quá tổng phí dịch vụ mà khách hàng thực tế đã thanh toán cho HRGs trong 12 tháng liền trước sự kiện làm phát sinh trách nhiệm. Giới hạn này không áp dụng trong phạm vi pháp luật bắt buộc không cho phép giới hạn trách nhiệm, hoặc đối với hành vi gian lận, cố ý vi phạm, vi phạm nghĩa vụ bảo mật hay bảo vệ dữ liệu cá nhân.

9. Sự kiện bất khả kháng

Không bên nào chịu trách nhiệm đối với việc chậm trễ hoặc không thể thực hiện nghĩa vụ do sự kiện nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý, bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, chiến tranh, quyết định của cơ quan nhà nước, gián đoạn diện rộng của hạ tầng viễn thông hoặc điện, và cuộc tấn công mạng quy mô lớn không thể phòng tránh bằng các biện pháp an toàn hợp lý. Bên bị ảnh hưởng phải thông báo sớm, áp dụng biện pháp giảm thiểu và khôi phục dịch vụ trong thời gian hợp lý.

10. Tạm ngừng, chấm dứt và dữ liệu sau chấm dứt

Chúng tôi có thể tạm ngừng hoặc chấm dứt quyền truy cập nếu cá nhân hoặc tổ chức vi phạm nghiêm trọng quy tắc an ninh, nghĩa vụ thanh toán hoặc các điều khoản cấm tại tài liệu này. Trừ trường hợp cần xử lý ngay để ngăn ngừa thiệt hại, yêu cầu pháp lý hoặc rủi ro an ninh, chúng tôi sẽ gửi thông báo và cho thời hạn hợp lý để khắc phục.

Trong thời hạn hợp đồng và 30 ngày kể từ ngày chấm dứt, khách hàng có thể yêu cầu xuất dữ liệu tenant ở định dạng điện tử thông dụng, tùy khả năng kỹ thuật và thỏa thuận dịch vụ. Sau thời hạn này, dữ liệu trên hệ thống vận hành sẽ được xóa hoặc ẩn danh trong vòng 60 ngày; bản sao lưu sẽ được loại bỏ theo chu kỳ sao lưu trong tối đa 90 ngày, trừ dữ liệu phải tiếp tục lưu giữ theo pháp luật, yêu cầu hợp lệ của cơ quan nhà nước hoặc tranh chấp đang được giải quyết.

11. Thay đổi điều khoản

Điều khoản này được rà soát ít nhất mỗi năm một lần và khi có thay đổi quan trọng về pháp luật hoặc dịch vụ. Mỗi bản cập nhật được gắn số phiên bản và ngày cập nhật. Chúng tôi sẽ đăng bản mới trên trang này, đồng thời gửi email cho quản trị viên tenant hoặc hiển thị thông báo trên hệ thống trước ngày có hiệu lực; thay đổi làm ảnh hưởng trọng yếu đến quyền của khách hàng sẽ được thông báo trước một thời hạn hợp lý.

12. Luật áp dụng, giải quyết tranh chấp và ngôn ngữ

Mọi tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan đến việc vận hành hoặc sử dụng HRGs được điều chỉnh bởi pháp luật nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Các bên sẽ ưu tiên thương lượng thiện chí; nếu không giải quyết được, tranh chấp sẽ được đưa ra Tòa án có thẩm quyền tại Thành phố Hồ Chí Minh, trừ khi pháp luật bắt buộc hoặc hợp đồng đã ký quy định khác.

Bản tiếng Việt là bản chính thức để giải thích Điều khoản này. Bản tiếng Anh và tiếng Nhật được cung cấp để tham khảo; nếu có khác biệt, bản tiếng Việt được ưu tiên, trừ khi hợp đồng ký với khách hàng hoặc pháp luật bắt buộc có quy định khác.

13. Liên hệ

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần tư vấn sâu hơn về tài liệu Điều khoản Sử dụng này, vui lòng gửi phản hồi về Cube System Vietnam thông qua: